2024 wordt een belangrijk jaar voor de bedrijfsvoeringsystemen (BVS). De provincie bereidt onder andere de vervanging van het kernsysteem voor in het meerjarige programma ‘BVS: rationalisatie van bedrijfsvoeringprocessen en -systemen’.
Vervanging van het kernsysteem
Het kernsysteem bevat de kerngegevens op het gebied van financiën, inkoop en HRM. Het is een belangrijke bron van informatie om mee te sturen en te gebruiken bij de verantwoording. Zowel als het gaat om bedrijfsvoering als om de prioritaire opgaven. Het doel is om vanaf 1 januari 2026 met een vernieuwd kernsysteem te gaan werken. Dat systeem moet voldoen aan de huidige stand van de techniek en de juiste informatie eenvoudig zichtbaar maken, op het juiste moment en in de juiste vorm. Informatie over de bedrijfsvoering moet bovendien toegankelijk en begrijpelijk zijn voor iedereen.
Het programma bedrijfsvoeringsystemen
Het programma ‘BVS: rationalisatie van bedrijfsvoeringprocessen en -systemen’ startte in 2023. De plannen daarin hebben 4 hoofddoelstellingen:
- Vervanging van het kernsysteem
- Vervanging van de overige systemen
- Toepassingen van nieuwe technieken
- Verandermanagement
De eerste 2 doelen richten zich op het creëren van een goed beheersbaar systeemlandschap dat optimaal ondersteunend is aan de informatiebehoeften vanuit de opgaven. Het derde doel betreft vooral het vergroten van de toegankelijkheid van informatie en de gebruikersvriendelijkheid. Het laatste doel gaat over de juiste begeleiding van medewerkers bij de veranderingen die nieuwe systemen en werkwijzen met zich meebrengen.
Informatiebeheer
De Archiefwet schrijft voor dat overheden hun informatie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ brengen en houden. Met andere woorden: de provincie moet haar informatie goed beheren. Dankzij goed informatiebeheer kan de organisatie zich verantwoorden over haar handelen, transparant zijn en het vertrouwen van burgers en bedrijven behouden of terugwinnen. Daarnaast helpt het om efficiënter en beter samen te werken.
Verantwoordelijkheid voor informatiebeheer
Alle medewerkers van de provincie zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van de informatie die zij maken of ontvangen bij de uitvoering van hun taken. Daarom werken medewerkers in het kwaliteitssysteem informatiebeheer samen en werken ze structureel en continu aan verbeteringen. Dat doen ze door te zorgen voor up-to-date beleid, heldere interne communicatie en trainingen. Maar ook door alle managementlagen inzicht te geven in de staat van het informatiebeheer, aanbevelingen te doen en te adviseren.
Verbetering van het ICT-landschap
De provincie werkt daarnaast aan de verbetering van het ICT-landschap, om goed informatiebeheer beter te faciliteren. Zo worden e-mails straks automatisch conform de Archiefwet bewaard en vernietigd. Ook neemt de provincie langzaam afscheid van netwerkschijven, waarop informatie niet op de juiste manier kon worden beheerd. De organisatie stapt in plaats daarvan over op Sharepoint. Dat systeem is speciaal ingericht om informatie conform de Archiefwet te beheren. Bij de aanschaf van nieuwe ICT-middelen is geschiktheid voor informatiebeheer een belangrijke parameter in het keuzeproces.