Bedrijfsvoering

Overhead
De kosten voor overhead bestaan uit capaciteitskosten voor bedrijfsvoering (personele kosten van eigen medewerkers en externe inhuur) en materiële kosten als huisvesting en ICT.
Voor de bepaling van personele overhead wordt uitgegaan van de functies zoals genoemd in de notitie Overhead van de commissie BBV, aangevuld met een aantal interne uitgangspunten. Hierin is voor specifieke functies in lijn met de uitgangspunten van de BBV-notitie vastgelegd of deze tot overhead of tot programmakosten behoren.
Materiële kosten voor bedrijfsvoering worden voor het overgrote deel gerekend tot de overhead. Dit zijn bijvoorbeeld het onderhoud aan de panden, schoonmaak, beveiliging, catering en kosten van informatisering.
Er worden geen overheadkosten aan investeringen toegerekend. Dat geldt zowel voor personele kosten als voor materiële kosten.

Deze kosten worden toegelicht in de programmabegroting onder programma 7, onderdeel  7.2.1.

Totale capaciteitskosten
Provinciale Staten stellen bij de begroting de totale kosten van de programma’s en nieuwe investeringskredieten vast. De capaciteitskosten maken onderdeel uit van deze kosten. In deze paragraaf staan deze capaciteitskosten vermeld en toegelicht.
Capaciteitskosten zijn de kosten van lonen voor de eigen medewerkers plus de zogenaamde persoonsgebonden kosten zoals reis- en opleidingskosten. Daarnaast worden ook de kosten van ingehuurde medewerkers tot de capaciteitskosten gerekend.
Bijzonder aan deze kosten is dat ze niet direct op de programma’s kunnen worden verantwoord, omdat medewerkers voor meerdere programma’s kunnen worden ingezet. Medewerkers worden niet in dienst genomen ‘van’ een programma, maar van een organisatorische eenheid binnen de organisatie. De capaciteitskosten worden via een verdeelsleutel op basis van werkprogramma’s toegerekend aan de programma’s en investeringskredieten.
Sinds enige tijd ervaren we, dat er diverse uitdagingen zijn die hun impact hebben op de sturing op de capaciteit in de organisatie. Vanuit het Rijk komen grote, nog niet volledig uitgekristalliseerde opgaven op ons af. Externe factoren, zoals beperkingen vanwege stikstof en dergelijke  maken de uitvoering van projecten onzeker. Daarnaast staat de arbeidsmarkt onder druk en is het soms moeilijk geschikte kandidaten voor een functie te vinden. Dit leidt tot hogere prijzen voor de inhuur van specialisten aan de ene kant en tot langer openstaande vacatures aan de andere kant.
Een nieuwe PS-periode leidt tot veranderingen in het opgavenpakket. Samen met de externe uitdagingen heeft dit er toe geleid dat de onzekerheid over de toekomstig benodigde capaciteit groter is geworden. In 2022 en in 2023 is daarom de keuze gemaakt om het aandeel van capaciteitskosten in de programma’s incidenteel op te nemen en niet meerjarig te verwerken. In onderstaande tabel waarin de vigerende begrotingsbedragen zijn opgenomen, is dit duidelijk zichtbaar. Het op dit moment als capaciteitskosten gelabelde aandeel van de programmakosten staat voor 2024 en verder ongeveer op het niveau van 2021.
Gedurende het jaar neemt het aandeel van capaciteit in een programma toe. In de laatste begrotingswijziging wordt de laatst actuele stand voor het lopende begrotingsjaar opgenomen. Dit betreft bijna uitsluitend tijdelijke ingehuurde capaciteit vanuit de programmabudgetten of investeringskredieten voor specifieke werkzaamheden.

Voor de begroting 2024 is op basis van ervaringscijfers van 2022 en 2023 een schatting opgenomen. In deze schatting is de formatieontwikkeling en het prijspeil van de lonen meegenomen. Voor de eerste begrotingswijziging zal uitgewerkt worden hoeveel capaciteit er per programma nodig is om onze taken en het coalitieprogramma te kunnen uitvoeren.

In onderstaande tabel staat de verdeling per programma opgenomen.